یکی از مهم‌ترین نامه‌هایی که در پروسه مهاجرت باید بارها برای مراحل مختلف بنویسید، کاورلتر است. در این نامه قرار است درباره یک‌سری از مدارک یا پروپوزال ارائه شده، درخواست مورد خاص یا هر مسئله دیگر توضیحاتی بدهید تا شخص مخاطب پیش از خواندن مدارک و اسناد اصلی در جریان کلیات قرار بگیرد. اگر تا امروز چنین نامه‌ای را ننوشتید یا با جزئیاتش آشنایی ندارید، در ادامه قدم‌به‌قدم با نوشتن cover letter انگلیسی آشنا میشوید.
کاورلتر یا Cover letter انگلیسی چیست؟
پیش از معرفی مراحل نوشتن cover letter انگلیسی بیایید با کلیت این نامه آشنا شویم که در اسناد و مدارک ایرانی خیلی به چشم نمی‌خورد.
در مقدمه گفتیم که کاورلتر انگلیسی قرار است یک مقدمه و کلیت از چیزی باشد که قرار است ارائه دهید. مثلاً اگر مدارک مالی را برای سفارت کانادا آماده کردید، یک کاورلتر همراه با فهرست مطالب ضمیمه می‌کنید یا اگر این نامه را برای اپلای نوشتید، یک توضیح دقیق برای معرفی هر مرحله از کار به استاد ارائه می‌دهید. بر همین اساس کاورلتر معرفی یا مقدمه‌ای از مدارکی است که مخاطب قصد بررسی‌اش را دارد، در کاورلتر باید کلیاتی مثل فهرست مطالب، صلاحیت‌ها و مهارت‌ها، سابقه شغلی و اطلاعاتی درباره مسئله اصلی مطرح شود.
حالا بر اساس موضوعی که برایش کاورلتر نوشتید، محتوای این نامه می‌تواند متفاوت باشد. معمولاً در کاورلتر مالی سفارت‌ها به اطلاعاتی مانند:
- هزینه زندگی در کشور مقصد
- تمکن مالی فرد متقاضی
- روش کسب درآمد متقاضی
اشاره شده و سپس در نامه اصلی به جزئیات پرداخته می‌شود. در کاورلتر تحصیلی هم دانشجو درباره سابقه آکادمیک خودش صحبت کرده و بیان می‌کند که چرا قصد اپلای دارد تا استاد یا گروه مربوطه به خواندن پروپوزال و رزومه‌اش تشویق شوند. با این توضیحات ببینیم که تفاوت نوشتن cover letter انگلیسی با رزومه تحصیلی چیست؟
نوشتن cover letter انگلیسی چه تفاوتی با CV دارد؟
کاورلتر انگلیسی یک مقدمه و معرفی از سابقه شما است که فقط به کلیات پرداخته و هیچ داده بیشتری به مخاطب نمی‌دهد؛ اما قضیه در رزومه کاملاً فرق می‌کند.
Cv هر شخص حاوی دقیق‌ترین و جزئی‌ترین اطلاعات درباره:
- سوابق تحصیلی مانند روز و ماه فارغ‌التحصیلی
- سابقه شغلی مانند نام شرکت، تاریخ شروع و پایان کار
- معرفی مهارت‌ها و علایق فرد
- معرفی لینک‌های مهم مانند کارفرماها یا استادهای قبلی
می‌شود. با این توضیحات بیایید با ساختار نوشتن cover letter انگلیسی آشنا شوید.
ساختار کلی کاورلتر
کاورلتر انگلیسی مثل هر نامه دیگری از چند بخش کلی تشکیل شده و باید با زبان کاملاً رسمی و بدون غلط املایی، نگارشی و دستور زبانی آماده شود.
در ابتدای این نامه مثل هر essay دیگری باید یک مقدمه یا Introduction بنویسید که نهایتاً یک یا دو جمله است. در این جمله هدف کلی نوشتن نامه را مطرح می‌کنید. در قسمت بعدی به بدنه نامه یا body می‌رسید که معمولاً در کاورلتر یک بدنه بیشتر نداریم و هرچقدر نامه طولانی‌تر شود، این بدنه هم بیشتر است. در این بدنه باید مطلب اصلی را عنوان کرده و صریح و ساده صحبت کنید.
قسمت آخر نتیجه‌گیری یا Conclusion است که این قسمت هم از یک تا دو جمله بیشتر نشده و درباره کلیات نامه است. حالا که با این ساختار آشنا شدید، وقتش رسیده که به‌صورت عملی نوشتن cover letter انگلیسی را شروع کنیم.
نحوه نوشتن یک cover letter خوب چگونه است؟
برای نوشتن cover letter انگلیسی اول باید هدف نوشتن نامه و مخاطب را مشخص کرده و بعد مراحل زیر را پیش بگیرید. در ضمن بعد اتمام نوشتن حتماً نامه را از لحاظ املایی، گرامری و نگارشی مثل استفاده از نقطه و ویرگول بررسی و چک کنید.
چند نمونه دقیق را بررسی کنید!
اولین مرحله نوشتن کاورلتر انگلیسی بررسی چند Template موفق در اینترنت است. حتماً چند نامه را بخوانید تا متوجه ساختاربندی و نحوه نگارش جملات شوید. مهم‌ترین مسئله در نوشتن cover letter انگلیسی ایجاد first impression برای تأثیرگذاری بیشتر است. در ضمن با بررسی نمونه‌های موفق متوجه میشوید که باید اطلاعاتی مانند:
- نام و نام خانوادگی
- آدرس ایمیل
- شماره تلفن
- آدرس پستی
- لینک شبکه‌های اجتماعی مهم مانند پروفایل Linkedin
را در بالای نامه برای مخاطب بگذارید.
شروع نامه با لحن رسمی
در شروع نامه باید با لحن رسمی نام مخاطب را به‌صورت dear sir / dear madam نوشته یا اگر نمی‌دانید چه کسانی ممکن است نامه را بررسی کنند، از to whom it may concern استفاده کنید.
مقدمه را در یک الی دو جمله نوشته و بگویید چرا قصد ارسال این نامه را دارید، مثلاً چرا می‌خواهید این موقعیت شغلی را به دست آورده یا چرا قرار است در این دانشگاه اپلای کنید. در این قسمت باید روی نقاط قوت آن مجموعه تمرکز کرده و آن را به علایق خودتان ربط دهید. مثلاً بنویسید که در این دانشگاه لابراتوارهایی است که با پیشینه درسی و پژوهشی شما تطابق دارد یا در این موقعیت شغلی بهتر می‌توانید رشد کرده و ارتقای درآمدی داشته باشید. سایت و لینکدین آن مجموعه هم منبع مناسبی برای به دست آوردن این اطلاعات است، مثلاً از لینکدین استاد مربوطه علائق پژوهشی‌اش را پیدا کرده و به نحوی آن را در کاورلتر و رزومه بگنجانید.
بدنه نامه را با خواسته اصلی‌تان شروع کنید!
حالا باید سراغ نوشتن body بروید و خواسته اصلی را مطرح کنید، مثلاً بگویید برای این موقعیت شغلی یا برای ادامه تحصیل درخواست دادید. در این قسمت باید خواسته اصلی‌تان را صریح و ساده مطرح کرده و در ادامه بگویید چرا فکر می‌کنید برای این درخواست مناسب هستید.
مثلاً اگر درخواست شغل دارید، عنوان دقیق شغلی Job position را نوشته و اشاره کنید که این ویژگی‌ها برای این شغل مناسب است. بعد روی مهارت‌ها، ویژگی‌ها و صلاحیت‌های خودتان که مرتبط با آن موقعیت شغلی است مانور داده و برایش از رزومه‌تان رفرنس بگذارید. اگر هم قصد اپلای دانشگاه دارید، باید روی مهارت‌هایتان که برای آن حوزه درسی مهم است، تمرکز کنید.
برای نوشتن این قسمت می‌توانید از جمله زیر استفاده کنید:
I’m thrilled to be applying for the (Job position) … at J&M Consulting.
بعد اشاره کنید که از به دست آوردن این موقعیت بی‌نهایت خوشحال هستید و می‌دانید که تأثیر خوبی در آینده حرفه‌ای‌تان دارد:
It’s been a lifelong dream of mine to become a character designer for Disney, which is why I’m so excited to apply for this open position.
برای تأکید روی برخی از دستاوردهایتان هم می‌توانید در انتهای بخش بدنه، عبارت زیر را اضافه کنید:
I’m a believer that small details make a big difference, and I made my last boss a believer too when I saved the company $60,000 per year simply by analyzing and questioning every line on a gigantic balance sheet. If Trulane Accounting is seeking an accountant who won’t skip over the small stuff, I believe I’m the perfect candidate for this job.
در ادامه نوشتن بدنه با اشاره به مهارت‌هایتان می‌توانید رفرنس‌هایی از رزومه؛ پروفایل لینکدین یا حتی پورتوفیلو (اگر دارید) بدهید که نشان دهد شما بهترین گزینه برای انتخاب هستید. یادتان باشد که بخشی از تأثیرگذاری ما روی مخاطب از اعتمادبه‌نفسی است که از دانش و مهارت‌هایمان به دست آوردیم، پس خیلی بزرگ‌نمایی نکنید؛ اما اعتمادبه‌نفس لازم را داشته باشید.
در انتهای نامه می‌توانید مدارک یا دوره‌هایی که گذراندید را مطرح کرده و یا بگویید که چگونه می‌توانید در ادامه مسیر به این مجموعه کمک کنید. مثلاً برای درخواست شغل به مواردی مانند تأثیرتان در:
- افزایش درآمد شرکت
- بهبود مسیر کاری
- افزایش راندمان شغلی
و موارد مشابه اشاره کنید. اگر هم برای اپلای تحصیلی می‌نویسید مواردی مانند:
- پوشش برخی از پژوهش‌های ضروری از طریق تز خودتان
- هم‌راستا بودن با مسیر تحقیقاتی استاد و دانشکده
را مطرح کنید. در ضمن درباره هر چیزی که می‌نویسید حتماً رفرنس داده یا شاهدش را داشته باشید تا در صورت نیاز بتوانید آن را اثبات کنید. به همین خاطر هم گفتیم که در ابتدای کاورلتر انگلیسی حتماً پروفایل لینکدین شخصی‌تان را بگذارید تا اگر مجموعه نیاز به تحقیق در فضای آنلاین داشت به منابع واقعی دسترسی داشته باشد.
نتیجه‌گیری را کوتاه بنویسید!
در آخر نوبت به نتیجه‌گیری می‌رسد. این قسمت هم باید نهایتاً بین یک تا سه جمله باشد و در یک بند کوتاه خلاصه کند که چرا این نامه را نوشتید و انتظار چه پاسخی را دارید. این بخش را می‌توانید با عبارت‌های:
- To sum up,…
- To conclude,…
- As conclusion,…
شروع کرده و حتماً آخرین جمله را با call to action تمام کنید. در این قسمت از شخص می‌خواهید در صورت نیاز برای داده‌ها و اطلاعات بیشتر با شما تماس گرفته و شما هم برای پاسخگویی در دسترس هستید. مثلاً می‌توانید از عبارت زیر استفاده کنید:
If you need further information, do not hesitate to contact me
در آخر یادتان باشد که کاورلتر انگلیسی باید ساده، صریح و کوتاه، بدون اغراق و بزرگ‌نمایی باشد؛ زیرا عواقب هرگونه اطلاعات اشتباهی بر عهده خودتان است.
