چگونه یک نامه یا ایمیل را به زبان انگلیسی بنویسیم؟

نوشتن ایمیل و یا نامه رسمی به زبان انگلیسی ممکن است برای شما که زبان انگلیسی را به عنوان زبان اول ندارید، یک کار دشوار باشد. با این حال، این یک مهارت مهم در محیط های شخصی و حرفه ای است. در این مقاله از وبلاگ لینگانو، ب چند نکته برای نوشتن یک ایمیل یا نامه رسمی در انگلیسی را عنوان خواهیم کرد.

چگونه یک نامه رسمی انگلیسی بنویسیم؟

 قبل از پرداختن به ساختار یک نامه رسمی انگلیسی، اولین چیزی که باید مشخص کنید این است که چه نوع نامه ای را باید بنویسید. با پاسخ دادن به سوال: «چرا باید این نامه را بنویسم»، می‌توانید این را به راحتی کشف کنید. به عنوان مثال، شاید لازم باشد هنگام درخواست شغل، یک نامه پوششی در رزومه خود بنویسید. یا شاید، در مقابل، شما باید یک نامه استعفا بنویسید. انواع دیگر نامه‌های رسمی شامل نامه‌های تجاری، قراردادها، یادداشت‌های تشکر، دعوت‌نامه‌ها، پیگیری‌ها، شکایات یا درخواست‌های اطلاعات و بسیاری موارد دیگر است.

درست است که ما این روزها از خدمات ایمیل یا پیام رسانی فوری برای برقراری ارتباط یا درخواست اطلاعات استفاده می‌کنیم. با این حال، دیر یا زود، زمانی فرا می‌رسد که باید برای نوشتن نامه‌ای رسمی در مقابل یک صفحه خالی در رایانه خود بنشینید. اما نگران نباشید، اگر ابزار لازم را داشته باشید، کار چندان دشواری نیست. قبل از اینکه به ساختار یک نامه رسمی بپردازید، این هشت عنصر کلیدی را فراموش نکنید: 

با یک سلام مناسب شروع کنید

در نوشتن یک ایمیل یا نامه رسمی انگلیسی، شروع با یک سلام مناسب بسیار مهم است. ممکن است این سلام “Dear Sir/Madam” باشد، اگر نام دریافت کننده را نمی دانید، یا “Dear [Recipient’s Name]” باشد، اگر نام آن را می دانید.

خود را در نامه رسمی انگلیسی بیان کنید

در پاراگراف اول، هدف خود را به طور واضح بیان کنید. خلاصه و مختصر باشید. اگر درخواست اطلاعات یا کمک می‌کنید، مطمئن شوید که تمام جزئیات لازم را فراهم کرده‌اید.

مودب و حرفه‌ای باشید

حفظ لحن مودب و حرفه ای در طول ایمیل یا نامه بسیار مهم است. از زبان رسمی استفاده کنید و از استفاده از اختصارات خودداری کنید. همچنین، استفاده از عبارات غیر رسمی و گفتار نامناسب را اجتناب کنید.

اطلاعات تکمیلی فراهم کنید

در صورت لزوم، اطلاعات تکمیلی را برای پشتیبانی از درخواست یا پرسش خود فراهم کنید. مطمئن شوید که واضح و مختصر هستید و جزئیات غیرضروری را اضافه نکنید. مستقیم باشید؛ از تکرار ایده‌ها و استفاده از جملاتی که طولانی و درک آنها دشوار است خودداری کنید.

نامه رسمی انگلیسی با یک خاتمه مناسب به پایان برسانید

در پایان ایمیل یا نامه، از یک خاتمه مناسب مانند “Sincerely” یا “Best regards” استفاده کنید. همچنین، مطمئن شوید که نام و اطلاعات تماس خود را ارائه کرده‌اید تا دریافت کننده بتواند به راحتی به درخواست شما پاسخ دهد.

ایمیل یا نامه خود را بازبینی کنید

قبل از ارسال ایمیل یا نامه، مطمئن شوید که آن را برای هرگونه خطا یا اشتباهات بازبینی کرده‌اید. وقتی نامه خود را تمام کردید، املای خود را بررسی کنید یا از یک چک کننده گرامری استفاده کنید. این کار اطمینان را به شما می‌دهد که پیام شما واضح و حرفه ای است.

اکنون گام به گام به بررسی هر یک از عناصر تشکیل دهنده ساختار حروف رسمی می پردازیم. 

ساختار یک نامه رسمی انگلیسی چگونه است؟

یک نامه رسمی انگلیسی ساختار و ويژگی‌ها خاص خود را دارد که در ادامه به معرفی آن‌ها پرداخته‌ایم

فرستنده

عنوان نامه رسمی با سربرگ شروع می‌شود که شامل اطلاعات تماس فرستنده است. این باید در سمت راست بالای نامه قرار گیرد. معمولاً اطلاعات شامل نام، نام خانوادگی، آدرس و شماره تلفن فرستنده است. برای مثال:

Rodrigo Char 

234W 45th Street 

New York, 10036 

(247) 782-4952 

 گیرنده

 اطلاعات گیرنده در سمت چپ نوشته شده است و باید شامل نام و آدرس کامل او باشد.

تاریخ

مورد بعدی که باید بنویسید تاریخ است و باید درست توجیه شود. فراموش نکنید که باید آن را به طور کامل بنویسید. به عنوان مثال: 12 ژانویه 2022.  تاریخ نوشتن زمان نامه را نشان می‌دهد. تاریخ در ابتدای نامه قرار می‌گیرد و به صورت زیر نوشته می‌شود:

 Month (Month name) Day, Year (4-digit year).

 سلام کردن را فراموش نکنید!

اگر می‌پرسید چگونه یک نامه رسمی را شروع کنید، پاسخ بسیار ساده است. شما باید با سلام کردن شروع کنید. سلام باید بسیار مختصر باشد. در مرحله بعد، چند نمونه با استفاده از عناوین به شما می‌آوریم: 

Dear Mr. David

Dear Mrs. Galler

Dear Dr. Green

 اگر نام گیرنده را نمی‌دانید، می‌توانید از Sir یا Madam استفاده کنید:

Dear Sir, 

Dear Madam,

اکنون فرصتی مناسب برای یادآوری کمی از واژگان است. 

Mrs: برای خانم های متاهل استفاده می‌شود.

 Miss: برای زنان مجرد استفاده می شود. 

Ms: برای زنانی که از وضعیت ازدواجشان اطلاعی ندارید استفاده می‌شود.

 Mr: برای آقایان اعم از متاهل یا مجرد استفاده می‌شود. 

متن نامه یا بدنه نامه

معمولاً متن نامه کوتاه است، در مجموع سه تا چهار پاراگراف. به طور کلی، در پاراگراف اول، شما خود را معرفی می‌کنید و هدف نامه خود را مشخص می‌کنید. پاراگراف‌هایی که بعداً می‌نویسید، اطلاعات لازم را اضافه می‌کنند که مستقیماً با هدف نامه مرتبط است. به یاد داشته باشید که نامه‌های رسمی بسیار کوتاه هستند، بنابراین مهم است که ایده‌های خود را به طور واضح و منطقی سازماندهی کنید. برای انجام این کار، استفاده از انتقال ضروری است. در اینجا، برخی از انتقال‌ها را به اشتراک می‌گذاریم که نامه شما را واضح می‌سازد و اطمینان می‌دهد که ایده‌های شما تا حد امکان روان است. 

آخرین پاراگراف 

این قسمت برای مشخص کردن آنچه نیاز دارید یا هر چیزی که ممکن است از طرف گیرنده نامه منتظر آن باشید، به وضوح استفاده می‌شود. 

بخش خداحافظی

همانطور که نامه را با سلام شروع کردید، اکنون وقت آن است که آن را با خداحافظی ببندید. خداحافظی برای یک نامه رسمی مشخص است، بنابراین این کار خیلی سخت نخواهد بود.

Yours sincerely, 

Yours truly,

Sincerely, 

Yours faithfully,

Regards, 

Best regards,

امضاء پایان نامه رسمی

اکنون زمان امضای نامه شماست.  بلافاصله پس از امضای خود، باید نام خود را ذکر کنید. در برخی موارد، ممکن است قصد داشته باشید که شماره تلفن و ایمیل خود را وارد کنید. بعد از آن فقط باید املا و دستور زبان خود را بررسی کنید و نامه شما آماده خواهد بود.

یک مثال از نامه رسمی انگلیسی

برای اینکه بهتر بتوانید یک نامه رسمی انگلیسی را بنویسید، مثالی برای شما آورده‌ایم. به ساختار و بخش‌های مختلف آن توجه کنید:

ABC Corporation

123 Main Street

Anytown, USA 12345

Telephone: (555) 555-1212

Fax: (555) 555-1213

Email: info@abccorp.com

June 1, 2021

Mr. John Smith

XYZ Company

456 Oak Street

Anytown, USA 12345

Dear Mr. Smith,

I am writing to inquire about the possibility of scheduling a meeting with you to discuss a potential business partnership between our companies. ABC Corporation is interested in exploring ways in which we can collaborate with XYZ Company to increase our market share and improve our profitability.

We believe that our companies share similar goals and values, and we are confident that a partnership between our companies would be mutually beneficial. We would appreciate the opportunity to meet with you to discuss this matter further.

Thank you for your time and consideration. Please do not hesitate to contact me if you have any questions or if you require any additional information.

Sincerely,

Jane Doe

ABC Corporation

jane.doe@abccorp.com

(555) 555-1212

Jane Doe

سخن پایانی

در نتیجه، نوشتن یک ایمیل یا نامه رسمی در زبان انگلیسی نیاز به توجه به جزئیات و تنظیم صدای حرفه ای دارد. با دنبال کردن این نکات، می‌توانید مهارت‌های نوشتاری خود را بهبود بخشید و به طور مؤثر در یک محیط رسمی ارتباط برقرار کنید. امیدواریم این توصیه و عناصری که در این مقاله توضیح داده ایم برای شما جالب و مفید باشد. فراموش نکنید که در زمینه های رسمی، شما این فرصت را دارید که واژگان خود را عملی کنید و از منطق زبان برای سازماندهی ایده های خود استفاده کنید. اگر فکر می کنید که هنوز باید جنبه های زبان انگلیسی خود را بهبود ببخشید، ما در دوره جامع زبان لینگانو آماده کمک به شما در دستیابی به اهدافتان هستیم.

سوالات متداول

چگونه نامه رسمی به زبان انگلیسی بنویسیم؟

جهت نوشتن نامه رسمی به زبان انگلیسی، باید در ابتدای نامه، نام و مشخصات فرستنده و گیرنده را بنویسید. سپس با سلام و احوال‌پرسی شروع به نوشتن متن کنید و پایان نامه را با امضای فرستنده به پایان برسانید.

در نوشتن نامه به زبان انگلیسی بهتر است از چه کلمات و افعالی استفاده کنیم؟

جهت نوشتن نامه به زبان انگلیسی، باید از فعل های مناسب و مودب استفاده کرد. برای مثال، از فعل هایی مانند “would like to” برای بیان درخواست و از فعل هایی مانند “appreciate” برای بیان تشکر استفاده کنید.