با این روش‌ها حرفه‌ای‌تر ایمیل انگلیسی بزن

شاید ما ایرانی‌ها خیلی از ایمیل زدن استفاده نکنیم و بیشتر کارهایمان را با ارسال پیام در تلگرام، واتساپ و دیگر شبکه‌های اجتماعی انجام دهیم؛ اما در خارج از کشور ایمیل همچنان مرسوم و یکی از رایج‌ترین روش‌های ارسال پیام، اطلاعات، اسناد و برخی مدارک، درخواست انجام کار و… است. حتی اگر شما  بخواهید در خارج از کشور مثلاً کانادا یا آمریکا ادامه تحصیل بدهید، برای درخواست فاند، مکاتبه با استاد، درخواست پذیرش و… نیاز به ارسال ایمیل برای گروه آموزشی مربوطه دارید. یا اگر دنبال کار هستید، باید رزومه‌تان را ایمیل کنید، پس روش نوشتن ایمیل به انگلیسی یعنی ایمیل رسمی و با ادبیات مناسب، یکی از مهم‌ترین مواردی است که نیاز به آموزش دارید و ما در ادامه این مقاله قرار است کار را برایتان راحت کنیم، پس با ما همراه باشید.

اهمیت تقویت مهارت ایمیل زدن در زبان انگلیسی

پیش از معرفی راهکارهایی که به بهتر نوشتن کمک می‌کند، بیایید نگاهی به اهمیت تقویت این مهارت داشته باشیم. اول از همه یادتان باشد که نه‌تنها برای شرکت در آزمون زبان بلکه برای زندگی در جامعه انگلیسی‌زبان و یا ارتباطات کاری گسترده در سطح بین‌المللی و… شما باید علاوه بر خوب صحبت کردن و خوب شنیدن، مهارت نوشتاری یا Writing قابل‌قبولی داشته باشید، حالا اگر دانشجو باشید که این مهارت بسیار مهم‌تر و در واقع لازمه تحصیل شما است.

مهارت نوشتاری شما به‌عنوان فردی که زبان انگلیسی را می‌داند، به دو دسته تقسیم می‌شود؛ یعنی شما در عین اینکه می‌توانید نامه یا مقاله رسمی با ادبیات اصطلاحاً formal بنویسید، باید نوشتن ایمیل‌های صمیمی و ساده را هم بلد باشید یا مثلاً بدانید که در مراجعه به یک سازمان و برای درخواست یک مسئله یا شکایت از اتفاقی که پیش آمده باید چه ایمیلی را با چه ادبیاتی بنویسید.

بر همین اساس مهم‌ترین دلایل برای تقویت روش نوشتن ایمیل به انگلیسی را می‌توانیم در لیست زیر خلاصه کنیم:

•         تسلط به نوشتن متون اداری برای اموری مثل درخواست بورسیه تحصیلی، درخواست خوابگاه، درخواست پذیرش و…
•         تسلط به نوشتن ایمیل‌ برای اداره‌ها و سازمان‌ها مثل شکایت از مسئله خاصی در ساختمان و..
•         تسلط به تنظیم رزومه و نوشتن پروپوزال کاری برای متقاضیان درخواست ویزای کار و کسانی که دنبال تغییر موقعیت شغلی هستند
•         تسلط به نوشتن ایمیل برای ارائه یک طرح یا ایده جدید در سازمان محل کار یا درخواست ترفیع شغلی و افزایش حقوق
•         تسلط به نوشتن انواع مقاله‌ها و لکچرهای علمی برای دانشجویان و ارسال ایمیل جهت درخواست همکاری دیگر دپارتمان‌ها

روش‌های اصلی برای تقویت مهارت ایمیل زدن در زبان انگلیسی

با این مقدمه به نظر شما برای تقویت روش نوشتن ایمیل به انگلیسی باید چه کارهایی انجام دهیم؟

اول از همه شما باید تسلط خوبی به زبان داشته باشید، یعنی گرامر پایه و حداقلی از واژگان را بلد باشید تا بتوانید جمله‌بندی‌های اصولی و اولیه را انجام داده و بدانید که منظورتان را چگونه برسانید.

در مرحله دوم و برای تقویت مهارت نوشتاری شما باید بارها و بارها بدون وقفه تمرین کنید. مثلاً ما به کسانی که قصد شرکت در آزمون آیلتس را دارند، می‌گوییم که بعد از نوشتن حداقل ۵۰ writing آماده شرکت در آزمون هستند، به همین خاطر اگر می‌خواهید علاوه بر ایمیل هر متن انگلیسی دیگری را هم به راحتی بنویسید باید حتماً تمرین کنید. در این بین باید با انواع ساختارهای نوشتاری و ایمیلی هم آشنا شوید.

مهم‌ترین چهارچوب‌هایی که برای ارسال ایمیل انگلیسی نیاز به دانستنشان دارید، شامل موارد زیر می‌شود:

•         ایمیل برای درخواست proposal از اداره، سازمان و دانشگاه
•         ایمیل برای طرح شکایت complaint از یک شخص یا کمپانی
•         ایمیل برای مطرح کردن مسئله به دانشگاه یا برای استاد و…
•         ایمیل برای بیان مسئله مثل خرابی دستگاهی در آشپزخانه یا استفاده از خدمات پس از فروش
•         ایمیل برای استفاده از خدمات اجتماعی مانند بیمه یا خرید دارو و…

حالا که با دسته‌بندی انواع ایمیل آشنا شدید و یک آشنایی کلی با زبان انگلیسی دارید، باید شروع به تمرین و نوشتن کنید. در تمام دسته‌بندی‌های بالا یا صرفاً دسته‌بندی موردنظرتان می‌توانید یک ایمیل را به‌عنوان الگو از اینترنت پیدا کرده، واژگان مرتبط با آن را سرچ کرده و خودتان شروع به جمله‌بندی و نوشتن کنید. بگذارید با یک مثال بهتر این مورد را توضیح دهم.

فرض کنید که برای خانه خرید کردید؛ ولی کالایی که به دستتان رسیده، گارانتی ندارد و شما می‌خواهید به شرکت مربوطه شکایت کرده و درخواست کالایی با گارانتی یک‌ساله داشته باشید. اول الگو و تمپلیت موردنظرتان را از اینترنت پیدا کنید، بعد واژگان مورد نیاز را جستجو کنید. حالا شروع به نوشتن کرده و برای رفع اشکالات املایی و گرامری از نرم‌افزارهای ویراستاری یا هوش مصنوعی کمک بگیرید.

حالا این روش تمرینی را به تمام دسته‌بندی‌ها تعمیم دهید، یعنی برای هر مدل ایمیل از درخواست تا شکایت و… یک چارچوب کلی و یک لیست از کلمات را داشته باشید و مرتباً نوشتن را تمرین کنید. اگر هم معلم ندارید، از نرم‌افزارهای موجود در بازار برای رفع اشکال کمک بگیرید.

استفاده از نرم‌افزارهای تصحیح گرامر و املای انگلیسی

گفتیم که علاوه بر تمرین روش نوشتن ایمیل به انگلیسی می‌توانید از نرم‌افزارهای مختلف برای تصحیح اشتباهات گرامری و املایی استفاده کنید.

احتمالاً اولین راه‌حلی که به ذهنتان می‌رسد، استفاده از هوش مصنوعی چت GBT است که البته اشتباه هم نیست، شما می‌توانید چهارچوب کلی ایمیل‌ها را از این سرویس گرفته و خودتان نوشتن را تمرین کنید؛ اما اگر محدودیت دسترسی داشتید، بهتر است سراغ نرم‌افزار دیگری به نام Grammarly بروید.

گرامرلی در حال حاضر یکی از بهترین سایت‌های تصحیح متون نوشتاری انگلیسی است و اصلاً فرقی ندارد که بخواهید یک مقاله دو هزار کلمه‌ای را تصحیح کنید یا صرفاً برای یک ایمیل ۵۰۰ کلمه‌ای نیاز به کمک داشته باشید، در هر صورت باز هم می‌توانید از این سرویس استفاده کنید. البته پیشنهاد می‌کنیم برای نتیجه بهتر سراغ نسخه پرمیوم بروید که با قیمت بسیار مناسب می‌توانید از سایت‌های ایرانی هزینه‌اش را پرداخت کرده و با حساب کاربری و رمز عبور اختصاصی خودتان وارد نسخه پرمیوم شوید.

در این نسخه اول باید نوع متن را مشخص کنید، مثلاً آکادمیک، اداری، حقوقی و درخواست شکایت یا… را تیک زده و بعد نوع تصحیح را برای نرم‌افزار مشخص کنید، مثلاً بخواهید که اشکالات گرامری را پیدا کرده و یا فقط سراغ غلط‌های املایی یا حتی نکات نگارشی مثل ویرگول و… برود. با زدن دکمه start نرم‌افزار کارش را شروع کرده و تمام اشکالات شما با خط قرمز نشان داده شده و عباراتی که می‌توانید تغییر دهید با هایلایت زرد نشان داده می‌شود.

استفاده از عبارات رسمی برای نوشتن ایمیل‌های تجاری

بعد از این آشنایی با روش نوشتن ایمیل به انگلیسی بیایید چند عبارت و جمله رسمی برای نوشتن ایمیل‌های مهم کاری و تجاری را به شما بگوییم.

ابتدای ایمیل را مانند نامه رسمی با عباراتی مانند:

        Dear Madam / Sir

        To whom it may concern

شروع کرده و بعد متن ایمیل را بنویسید. در متن ایمیل برای مطرح کردن ایده‌ها یا طرح شکایت و هر محتوای دیگری می‌توانید از عباراتی مانند:

        From a / an …. Point of view

    … There are several justification for the issue and various measures can be taken by

      …In my opinion there are several essential reasons

        Due to numerous crucial requirements

        Because of a lot of necessary qualities

استفاده کنید. علاوه بر این موارد برای اضافه کردن اطلاعات بیشتر یا مثالی از مشکلات و ایده‌های مشابه یا کلاً افزودن جملات بیشتر و ارتباط آن‌ها با متن ایمیل می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید:

        …Moreover,

        …Furthermore,

        …First and foremost,

        …First of all,

برای اتمام ایمیل و جمع‌بندی  هم می‌توانید به ترتیب عبارات زیر را استفاده کنید:

…By way of conclusion, after analyzing …. and …. as clear reason. It seems to me that 

Your sincerely, write your name

استفاده از عبارات مختلف برای نوشتن ایمیل‌های غیررسمی

روش نوشتن ایمیل به انگلیسی آن هم غیرسمی بسیار ساده است، فرض کنید که در حال نوشتن نامه برای دوست نزدیکتان هستید، پس ایمیل را با عبارت زیر شروع کنید:

…Dear 

در ادامه متن درخواستتان مثل دعوت به مهمانی، قرض گرفتن وسیله یا پول، درخواست نیاز به مشکل و هر چیزی را که خواسته‌تان است با جملات ساده و صمیمی بیان کرده و در صورت نیاز از عبارات زیر استفاده کنید:

        …I am writing in response to

        I am writing with regard to

        …I am writing in connection with

        I am writing to inform you that

        …I am writing to apologize for

        I am writing on order to request for

برای پایان ایمیل هم علاوه بر تشکر و نوشتن نامه خودتان می‌توانید ایمیل را با عبارات زیر تمام کنید:

        I look forward to receiving your apply

        I look forward to hearing from you

        I hope that my request will not inconvenience you too much

        I hope this matter will be dealt with as soon as possible

بهترین عبارت برای پایان ایمیل‌ها و نامه‌های غیررسمی هم عبارت زیر است:

  Your faithfully

  You name

سؤالات متداول