آموزش مکالمات انگلیسی در صادرات و واردات | از مذاکره تا گمرک

انگلیسی بلد بودن خوب است، اما آیا انگلیسی شما پول‌ساز هم هست؟

شما می‌توانید راجع‌به آب‌وهوا حرف بزنید، اما آیا می‌توانید راجع‌به FOB چانه بزنید؟ می‌توانید رستوران رزرو کنید، اما آیا می‌توانید یک L/C (اعتبار اسنادی) باز کنید؟

در دنیای تجارت بین‌الملل، زبان انگلیسی یک مهارت نیست، سلاح اصلی شماست. هر کلمه‌ای که اشتباه به کار ببرید، می‌تواند هزاران دلار برای شما هزینه داشته باشد. اینجا دنیای CIF، B/L و MOQ است؛ زبانی مخفی که دانستن آن کافی نیست، باید بر آن مسلط باشید.

این مقاله، رمزگشای این زبان و نقشه راه شما برای تسلط بر مکالمات انگلیسی در صادرات و واردات، از مذاکره تا گمرک است.

مکالمات انگلیسی در مرحله مذاکره و سفارش‌گذاری (Negotiation & Ordering)

اینجا اولین خوان ماجراست. جایی که باید قیمت بگیرید، چانه بزنید و سفارش خود را نهایی کنید.

اصطلاحات کلیدی (Incoterms)

«اینکوترمز» (Incoterms) قلب تپنده مذاکرات حمل‌ونقل هستند. این اصطلاحات که توسط اتاق بازرگانی بین‌المللی تعریف شده‌اند، مشخص می‌کنند که مسئولیت خریدار و فروشنده تا کجاست. سه مورد از رایج‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

نمونه مکالمه تلفنی برای استعلام قیمت (Requesting a Quote)

• Buyer (خریدار):

“Hello, this is [Your Name] from [Your Company]. I’m calling to request a quote for 10,000 units of model X5.”

(سلام، من [نام شما] از [شرکت شما] هستم. برای درخواست قیمت برای ۱۰ هزار واحد از مدل X5 تماس می‌گیرم.)

• Seller (فروشنده):

“Certainly. For that quantity, we can offer $15 per unit. That would be our EXW price.”

(حتما. برای آن تعداد، می‌توانیم قیمت ۱۵ دلار برای هر واحد را پیشنهاد دهیم. این قیمت EXW (درب کارخانه) ما خواهد بود.)

• Buyer:

“Thank you. Could you also quote us the CIF price for the Port of Hamburg? Also, what is your MOQ (Minimum Order Quantity)?”

(متشکرم. ممکن است قیمت CIF برای بندر هامبورگ را هم به ما بدهید؟ ضمنا، حداقل میزان سفارش (MOQ) شما چقدر است؟)

• Seller:

“Our MOQ is 5,000 units. I will email you the official proforma invoice with the CIF quote right away.”

(حداقل سفارش ما ۵۰۰۰ واحد است. فورا پیش‌فاکتور رسمی را همراه با قیمت CIF برایتان ایمیل می‌کنم.)

نمونه ایمیل برای ثبت سفارش (Placing a Purchase Order – PO)

• Subject: Purchase Order (PO) #607-B – [Your Company Name]
• Body:

Dear [Seller’s Name],

Following our recent quotation, we would like to place a formal order for the following items:

Item: Model X5

Quantity: 10,000 units

Price: $17 per unit (CIF Hamburg)

Total Value: $170,000

Please find our official Purchase Order (PO) attached to this email.

Could you please confirm receipt of this order and provide us with an estimated shipping date?

Best regards,

[Your Name]

مکالمات انگلیسی مربوط به پرداخت و امور مالی (Payment)

این بخش، حساس‌ترین قسمت کار است. جایی که باید راجع‌به پول صحبت کنید.

اصطلاحات مربوط به اعتبار اسنادی (Letter of Credit – L/C)

«اعتبار اسنادی» یا L/C، امن‌ترین روش پرداخت برای هر دو طرف است. فکرش را بکنید که بانک، مثل یک داور یا امین قابل اعتماد، وسط معامله می‌ایستد.

خریدار پول را به بانک خود می‌دهد. بانک خریدار به بانک فروشنده می‌گوید: «پول پیش من است. به محض اینکه فروشنده اسناد حمل کالا را ارائه داد، پول را آزاد می‌کنم.»

مکالمه در مورد شرایط پرداخت (Payment Terms)

• Seller:

“Regarding our payment terms, our standard policy for new clients is a 30% down payment via T/T, and the remaining 70% via an irrevocable L/C at sight.”

(راجع‌به شرایط پرداخت، سیاست استاندارد ما برای مشتریان جدید، ۳۰٪ پیش‌پرداخت از طریق حواله بانکی (T/T) و ۷۰٪ باقی‌مانده از طریق اعتبار اسنادی غیرقابل برگشت (L/C) و دیداری است.)

• Buyer:

“A 30% down payment is acceptable. However, establishing an L/C can be time-consuming. Would you consider Cash Against Documents (CAD)?”

(پیش‌پرداخت ۳۰٪ قابل قبول است. اما، باز کردن L/C می‌تواند زمان‌بر باشد. آیا پرداخت در برابر اسناد (CAD) را مد نظر قرار می‌دهید؟)

• Seller:

“We understand. Let me check with our finance department. We might be able to offer CAD if you can provide trade references.”

(درک می‌کنم. اجازه دهید با بخش مالی خودمان بررسی کنم. اگر بتوانید معرف‌های تجاری ارائه دهید، شاید بتوانیم CAD را بپذیریم.)

مکالمات انگلیسی در حمل و نقل و لجستیک (Shipping & Logistics)

کالا آماده است. حالا چطور باید آن را ارسال کرد؟ اینجا پای شرکت‌های حمل و نقل به میان می‌آید.

مکالمه با شرکت حمل و نقل (Freight Forwarder)

«Freight Forwarder» یا «متصدی حمل»، در واقع «آژانس مسافرتی» کالای شماست. او کارهای رزرو کشتی یا هواپیما، هماهنگی‌های بندر و انبارداری را انجام می‌دهد.

• Exporter (صادرکننده):

“Hello, I need to book a shipment for Hamburg. We have one 40-foot container.”

(سلام، نیاز دارم یک محموله برای هامبورگ رزرو کنم. ما یک کانتینر ۴۰ فوتی داریم.)

• Forwarder (متصدی حمل):

“Not a problem. Are you looking for ocean freight or air freight? Ocean freight is cheaper but slower.”

(مشکلی نیست. دنبال حمل دریایی هستید یا حمل هوایی؟ حمل دریایی ارزان‌تر اما آهسته‌تر است.)

• Exporter:

“Ocean freight is fine. What are your current freight rates? And what is the Estimated Time of Arrival (ETA) in Hamburg?”

(حمل دریایی خوب است. نرخ‌های کرایه حمل شما در حال حاضر چقدر است؟ و زمان تخمینی رسیدن (ETA) به هامبورگ کی است؟)

• Forwarder:

“I’ll check the rates for you. The current transit time is about 25 days. Please send me the packing list and the cargo dimensions.”

(نرخ‌ها را برایتان چک می‌کنم. مدت زمان حمل در حال حاضر حدود ۲۵ روز است. لطفا لیست بسته‌بندی و ابعاد بار را برای من ارسال کنید.)

 

اصطلاحات مربوط به بارنامه (Bill of Lading – B/L)

«بارنامه» یا Bill of Lading (به اختصار B/L)، شناسنامه محموله شماست. این سند، مهم‌ترین سند در حمل‌ونقل است. چرا؟

1. رسید کالا است: نشان می‌دهد که شرکت حمل‌ونقل، کالا را از شما تحویل گرفته.
2. قرارداد حمل است: شرایط حمل کالا در آن ذکر شده.
3. سند مالکیت است: مهم‌ترین بخش! این سند، مانند سند مالکیت یک خانه است. هر کسی که اصل بارنامه را در مقصد داشته باشد، «صاحب» کالا محسوب می‌شود و می‌تواند آن را تحویل بگیرد.

مکالمات انگلیسی در گمرک و ترخیص کالا (Customs Clearance)

کالا به مقصد رسیده، اما هنوز یک مانع بزرگ وجود دارد: گمرک. تسلط بر آموزش مکالمات انگلیسی در صادرات و واردات در این مرحله، تفاوت بین «ترخیص سریع» و «گیر کردن کالا در انبار» است.

واژگان ضروری گمرکی به انگلیسی

این کلمه‌ها را باید مثل اسم خودتان بلد باشید:

چگونه در مورد اسناد و مدارک صحبت کنیم؟ (مکالمه نمونه در گمرک)

• Customs Officer (افسر گمرک):

“Good morning. We have an issue with your consignment. There is a discrepancy between the Commercial Invoice and the Packing List.”

(صبح بخیر. ما با محموله شما یک مشکل داریم. بین فاکتور تجاری و لیست بسته‌بندی شما مغایرت وجود دارد.)

• Importer (واردکننده):

“Oh, I apologize for that. Could you please specify what the discrepancy is? I will contact the shipper (exporter) immediately to get the revised documents.”

(اوه، بابت آن عذرخواهی می‌کنم. ممکن است دقیقا بفرمایید مغایرت چیست؟ من فورا با فرستنده (صادرکننده) تماس می‌گیرم تا اسناد اصلاح‌شده را دریافت کنم.)

• Customs Officer:

“The invoice states 100 units, but the packing list shows 95 units. We cannot release the goods until this is clarified. The Certificate of Origin also seems to be missing.”

(فاکتور ۱۰۰ واحد را ذکر کرده، اما لیست بسته‌بندی ۹۵ واحد را نشان می‌دهد. ما نمی‌توانیم کالا را ترخیص کنیم تا زمانی که این موضوع روشن شود. به نظر می‌رسد گواهی مبدأ هم موجود نیست.)

واژه‌نامه ضروری (Glossary)

در پایان، این جدول خلاصه‌ای از مهم‌ترین اصطلاحاتی است که در آموزش مکالمات انگلیسی در صادرات و واردات باید بدانید.

سوالات متداول

تفاوت بین Invoice و Proforma Invoice چیست؟

Proforma Invoice یک پیش‌فاکتور یا سندی شبیه به پیشنهاد قیمت است که قبل از نهایی شدن معامله صادر می‌شود تا خریدار بتواند سفارش را تایید کند یا برای L/C اقدام کند. اما Commercial Invoice فاکتور نهایی و رسمی فروش است که پس از تایید سفارش صادر می‌شود و برای پرداخت و امور گمرکی استفاده می‌شود.

آیا در تجارت بین‌الملل باید لهجه آمریکایی داشته باشم یا بریتانیایی؟

هیچ‌کدام. مهم‌ترین اصل در تجارت، «شفافیت» (Clarity) است، نه «لهجه» (Accent). زبان انگلیسی در تجارت بین‌الملل، یک زبان مشترک جهانی است. شما با چینی‌ها، آلمانی‌ها، ترک‌ها و برزیلی‌ها صحبت خواهید کرد که هیچ‌کدام لهجه بومی ندارند. تا زمانی که واضح صحبت کنید و از اصطلاحات درست استفاده کنید، موفق خواهید بود.